[Tài liệu môn học] Lý thuyết thiết kế và tổ chức

CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI  DỊCH VỤ BIG C ĐÀ NẴNG 

I. GIỚI THIỆU CHUNG VỀ BIG C ĐÀ NẴNG

          1. Giới thiệu chung

Tên đầy đủ: Công ty TNHH TMDV Big C Đà Nẵng

Tổng giám đốc: Ông Trần Bình Long

Địa điểm: 255 Hùng Vương, Vĩnh Trung, Thanh Khê, Đà Nẵng

Nhân sự: 295 người

Vốn điều lệ: 200 triệu USD

Địa chỉ website công ty: http://www.bigc.vn

          2. Lịch sử hình thành và phát triển

Big C là thương hiệu của tập đoàn phân phối bán lẻ Groupe Casino (Pháp) tại Thái Lan và Việt Nam. Big C được thành lập vào năm 1993 và mở cửa hàng đầu tiên của mình tại ngã tư Wong Sawang, Bangkok, Thái Lan. Hiện nay, các cửa hàng Big C hiện diện ở hầu hết các thành phố lớn như Hà Nội, Hải Phòng, Đà Nẵng, Biên Hòa, Cần Thơ, TP.HCM. Siêu thị Big C Việt Nam có tổng cộng 21 siêu thị Big C trên toàn quốc. Big C Đà Nẵng được thành lập vào ngày 24/11/2007. Hầu hết hàng hóa bán tại Big C đều là hàng Việt Nam.

Sau gần 7 năm có mặt tại Đà Nẵng, với những nỗ lực và phát triển trong việc cung cấp hàng hóa, dịch vụ nhằm thỏa mãn khách hàng một cách tốt nhất, Big C đã là một trong số những nhà bán lẻ lớn nhất tại thị trường này. Big C đã trở thành nơi mua sắm đang tin tưởng và là người bạn thân thiết của khách hàng. Cũng chính vì vậy mà doanh thu và uy tín của Big C Đà Nẵng ngày càng tăng cao.

          3. Hình thức kinh doanh

Hệ thống siêu thị Big C hoạt động kinh doanh theo mô hình “Trung tâm thương mại” hay “Đại siêu thị”, là hình thức kinh doanh bán lẻ hiện đại đang được tập đoàn Casino – Tập đoàn mẹ của siêu thị Big C triển khai.

Với sự nỗ lực không ngừng của tập thể hơn 295 thành viên, siêu thị Big C Đà Nẵng tự hào giới thiệu đến người tiêu dùng những không gian mua sắm hiện đại, thoáng mát, thoải mái với chủng loại hàng hóa đa dạng, phong phú, chất lượng kiểm soát và giá cả hợp lý, đi cùng với những dịch vụ khách hàng thật hiệu quả. Bên cạnh đó, siêu thị Big C cung cấp những kinh nghiệm mua sắm với nhiều dịch vụ tiện ích cho khách hàng.

Tại Big C, phần lớn không gian được dành cho hàng tiêu dùng và thực phẩm với giá rẻ và chất lượng cao. Sản phẩm kinh doanh tại siêu thị Big C có thể được chia ra thành 5 ngành chính, như sau:

- Thực phẩm tươi sống: thịt, hải sản, trái cây và rau củ, thực phẩm chế biến, thực phẩm đông lạnh, thực phẩm bơ sữa, bánh mì.

- Thực phẩm khô: Gia vị, nước giải khát, nước ngọt, rượu, bánh snack, hóa phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm cho thú cưng và những phụ kiện.

- Hàng may mặc và phụ kiện: thời trang nam, nữ, trẻ em và trẻ sơ sinh, giày dép và túi xách.

- Hàng điện gia dụng: các sản phẩm điện gia dụng đa dạng bao gồm thiết bị trong nhà bếp, thiết bị giải trí tại gia, máy vi tính, các dụng cụ và các thiết bị tin học.

- Vật dụng trang trí nội thất: bàn ghế, dụng cụ bếp, đồ nhựa, đồ dùng trong nhà, những vật dụng trang trí, vật dụng nâng cấp, bảo trì và sửa chữa, phụ kiện di động,

xe gắn máy, đồ dùng thể thao và đồ chơi.

4.  Sứ mệnh kinh doanh, tầm nhìn chiến lược

- Sứ mệnh kinh doanh: “Là điểm đến của người tiêu dùng và là nhà bán lẻ tốt nhất làm hài lòng quý khách hàng”

-  Năm giá trị của siêu thị:

+ Sự hài lòng của khách hàng (Customer satisfaction)

+ Trách nhiệm (Responsibility)

+ Tương trợ (Solidarity)

+ Minh bạch (Trensparency)

+ Đổi mới (Innovation)

- Tầm nhìn chiến lược: “Nuôi dưỡng một thế giới đa dạng”

Qua phát biểu về tầm nhìn chiến lược của Big C có thể thấy rõ tư tưởng cốt lõi của siêu thị này đó là sự phát triển về quy mô:

-      Là quy mô về sự phát triển của siêu thị Big C sẽ chiếm lĩnh thị trường bán lẻ trong nước.

-      Đó là sự phát triển về quy mô các mặt hàng.  Tầm nhìn sứ mệnh của Big C vẽ nên một viễn cảnh về việc siêu thị sẽ cung cấp đa dạng các mặt hàng đáp ứng tối đa mọi nhu cầu của người dân.

-      Quy mô khách hàng: Big C với tầm nhìn hướng tới mọi đối tượng khách hàng, mọi lứa tuổi, tầng lớp.

Tầm nhìn của Big C cho thấy viễn cảnh tương lai Big C hướng tới là đó sẽ là một thế giới thu nhỏ đáp ứng được mọi nhu cầu của người tiêu dùng.

II.các yẾu TỐ thuỘc chiỀu hưỚng cẤu trúc – sỰ Ảnh hưỞng cỦa các yẾu TỐ chiỀu hưỚng bỐi cẢnh đẾn chiỀu hưỚng cẤu trúc

          1. Trình bày các yếu tố thuộc chiều hướng cấu trúc

                    a. Chuyên môn hóa

Tính chuyên môn hóa của Big C khá cao với đội ngũ nhân viên được đào tạo, phân chia theo các lĩnh vực cụ thể như: tài chính kế toán, nhân sự, sản xuất,... .Sự phân công lao động rất rõ ràng giữa các phòng ban, và mỗi nhân viên sẽ thực hiện một nhiệm vụ nhỏ cụ thể.

Ví dụ: Bộ phận bán hàng có đội ngũ nhân viên chuyên về bán hàng và tư vấn sản phẩm; bộ phận sản xuất sẽ là những thợ làm bánh lành nghề, chuyên nghiệp.

                    b.Tính tiêu chuẩn hóa

Mỗi dịch vụ của siêu thị Big C được thực hiện theo một trình tự thủ tục nhất định, và do đó, sản phẩm dịch vụ của Big C có tính tiêu chuẩn hóa cao.

                    c. Tính đa dạng

Big C Đà Nẵng thể hiện tính đa dạng về không gian với nhiều gian hàng được phân chia theo từng khu vực rõ ràng. Big C thể hiện sự đa dạng về dịch vụ: giao hàng miễn phí, xe đưa đón khách Big C miễn phí, phiếu mua hàng, máy rút tiền, hóa đơn VAT, thẻ cào điện thoại, mua hàng trả góp, sửa chữa quần áo, gói quà miễn phí, thanh toán bằng thẻ tín dụng.

                    d. Tính chuyên nghiệp

Đội ngũ nhân viên của Big C được tuyển chọn kĩ càng. Bên cạnh đó, nhân viên còn được đào tạo, huấn luyện một cách chuyên nghiệp và có chiều sâu trong cả kỹ năng phục vụ lẫn kiến thức chuyên môn về sản phẩm. Khi đến mua sắm tại Big C, tuỳ theo quầy hàng sẽ có nhân viên đến hướng dẫn và tư vấn cho khách hàng khi cần thiết. Sau khi thanh toán sẽ có nhân viên an ninh kiểm tra lại hàng hoá của khách hàng, đóng dấu vào hoá đơn trước khi khách rời khỏi quầy.

Với hệ thống máy vi tính cảm ứng được bố trí ở các quầy hiện đại và năng động tại khu vực điện máy giúp người mua có thể nhanh chóng dễ dàng nắm bắt được các thông số hình ảnh, đặc tính kĩ thuật, giá cả, cận cảnh từng góc cạnh chi tiết của sản phẩm.

                    e. Nghi thức hóa

Tính nghi thức hóa của Big C cao với hàng loạt các thủ tục chặt chẽ, với nhiều bản mô tả công việc, các điều lệ, nội quy của siêu thị.

Ví dụ, nội quy của siêu thị không chỉ quy định trách nhiệm, nghĩa vụ và quyền lợi của cán bộ quản lý và công nhân viên, mà còn quy định quyền lợi và nghĩa vụ của khách hàng, của đối tác và các hoạt động của siêu thị.

“Cán bộ quản lý, công nhân viên phải mặc đồng phục gọn gàng, lịch sự và đeo bảng tên theo quy định; phải có phong cách văn minh, lịch sự, nhiệt tình, chu đáo khi giao tiếp và thực hiện nhiệm vụ; có trách nhiệm thường xuyên kiểm tra, hướng dẫn, đôn đốc, nhắc nhở các thương nhân, khách hàng và mọi người liên quan cùng nghiêm túc thực hiện nội quy này và pháp luật của Nhà nước.”

Khi một khách hàng muốn chụp ảnh tại khu vực mua sắm, phải chấp hành nội quy và các quy định có liên quan: “Nếu muốn quay phim, chụp ảnh, ghi chép... những tư liệu về Big C thì phải được sự đồng ý của chính chủ những hình ảnh, tư liệu đó và theo đúng hướng dẫn của nhân viên quản lý khu vực trong Big C, đồng thời phải đảm bảo thực hiện đúng các quy định về an ninh, trật tự, vệ sinh môi trường.”

f. Hệ thống cấp bậc và quyền hành:

          2. Sự ảnh hưởng của các yếu tố chiều hướng bối cảnh đến chiều hướng cấu trúc

                    a. Đối với biến số chuyên môn hóa: Yếu tố tác động đến biến số này chính là quy mô. Big C có quy mô lớn, vì vậy cần sự chuyên môn trong từng lĩnh vực cụ thể để đảm bảo sự hiệu quả cho tổ chức.

                    b. Đối với tính tiêu chuẩn hóa: Yếu tố tác động đến biến số này là công nghệ của công ty. Big C có các phòng ban được thiết kế theo các kiểu công nghệ khác nhau, phù hợp với tính chất của công việc và đạt hiệu quả cao.

                    c. Đối với tính đa dạng: Biến số này chịu ảnh hưởng bởi yếu tố công nghệ. Các loại hình dịch vụ đa dạng được công nghệ hoá. Ví dụ như khách hàng có thể sử dụng dịch vụ giao hàng miễn phí bằng cách gọi điện thoại, thanh toán bằng thẻ tín dụng, máy rút tiền…

                    d. Đối với tính chuyên nghiệp:

Biến số chịu tác động bởi công nghệ của Big C do siêu thị chủ yếu cung cấp những dịch vụ nên chú trọng đào tạo và phát triển đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, giỏi nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu của công việc.

Văn hoá doanh nghiệp nổi bật của Big C là chú trọng con người và tài năng cá nhân, điều đó cũng góp phần tác động ít nhiều vào tính chuyên nghiệp.

                    e. Đối với tính nghi thức hóa: Quy mô là tác nhân chính. Tính nghi thức là tiền đề đảm bảo sự hoạt động ổn định, liên tục cho một tổ chức lớn như Big C. Hơn nữa, nó còn chịu ảnh hưởng từ môi trường pháp luật được quy định bởi chính phủ, các ban ngành.

                    f. Đối với hệ thống cấp bậc và quyền hành: Big C cần một hệ thống, cấu trúc hợp lý để quản lý một tổ chức quy mô lớn.

          3. Hoạt động trao đổi thông tin trong Big C

          Hình thức trao đổi thông tin chủ yếu trong tổ chức giữa cấp trên với cấp dưới là bằng văn bản, mặt đối mặt, và thông qua điện thoại. Giữa các nhân viên với nhau thường thông qua điện thoại, mặt đối mặt, bộ đàm.

III. đánh giá tính hỮu hiỆu cỦa tỔ chỨc

Tính hữu hiệu của tổ chức: Chỉ mức độ trong đó một tổ chức làm hiện diện ra các mục tiêu của mình

Tổng doanh thu

Năm 2011: 2.000 tỷ VND tăng 30%

Năm 2012: 2.500 tỷ VND tăng 33%

Lợi nhuận

Năm 2011: tăng 27%

Năm 2012: tăng 29%

Vốn điều lệ năm 2012 là 200 triệu USD

Tốc độ tăng trưởng trong 2 năm gần đây là 30%

- Big C Đà Nẵng là một trung tâm mua sắm lý tưởng dành cho khách hàng. Tại đây có hơn 50.000 mặt hàng, từ thực phẩm tươi sống đến hàng tạp hóa, từ quần áo đến đồ trang trí nội thất, cũng như các mặt hàng điện máy, đồ gia dụng và thiết bị nghe nhìn, tất cả đều được bán với giá rẻ. Sở dĩ, Big C làm được điều này vì doanh nghiệp đã áp dụng chính xác 5 lực lượng điều tiết của M.Porter.

- Big C đã thành công trong việc tạo ra nhiều rào cản gia nhập làm cho việc gia nhập vào ngành khó khăn và tốn kém. Big C với định vị là hàng hóa giá rẻ, vì thế, họ liên tục đưa ra các chương trình khuyến mãi, các sản phẩm với giá rẻ, phù hợp với túi tiền của nhiều người dân. Bên cạnh đó, Big C còn liên kết với các nhà sản xuất lớn để có thể giảm giá thành sản phẩm đến mức tối đa cho người tiêu dùng. Vì vậy, Big C được đánh giá có sự cạnh tranh khá cao so với các doanh nghiệp khác trong ngành.

- Big C tự hào là điểm đến của người tiêu dùng và là nhà bán lẻ tốt nhất làm hài lòng khách hàng. Big C đã thành công khi sử dụng chiến lược giá rẻ, chất lượng đảm bảo và dịch vụ tiện ích, tiết kiệm cho khách hàng. Vì vậy, Big C đã hiếm được ưu thế hơn so với các đối thủ cạnh tranh khác như: Co.op Mart, Metro…

- Cứ đều đặn ba tuần, Big C phát hành một bản tin khuyến mãi với chính sách giá và quà tặng hấp dẫn. Các chương trình khuyến mãi có quy mô lớn chưa từng có, với gam hàng phong phú theo chủ đề tạo sự lựa chọn đa dạng cho khách hàng, giảm giá mạnh (đến 50% giá trị sản phẩm) như chương trình “Giá rẻ chưa từng thấy” với khoảng 20 mặt hàng thiết yếu đã được khách hàng rất hoan nghênh.

- Bên cạnh đó, Big C đã tạo nên văn hóa đào tạo doanh nghiệp, biến nó thành cơ hội thăng tiến nội bộ cho nhân viên. Họ xem phát triển nguồn nhân lực là hoạt động đầu tư chứ không phải là chi phí. Giá trị, lợi ích mà họ thu về cao gấp bội so với việc bỏ ra một số tiền cho nhân viên của mình đi du học: Sự cống hiến của nhân viên. Đây là chiến lược về quản trị nguồn nhân lực mà rất ít doanh nghiệp làm được và đạt được thành công như Big C.

IV. ẢNH HƯỞNG CỦA CHIẾN LƯỢC ĐẾN CẤU TRÚC CỦA TỔ CHỨC

1. Chiến lược cạnh tranh và các chính sách triển khai

1.1. Chiến lược dẫn đầu về chi phí

Big C đã thực hiện rất tốt những biện pháp để giảm chi phí một cách tốt nhất như:

-        Giảm tồn kho và chi phí cung ứng

-        Thúc đẩy nhanh sự sẵn có của các bộ phận của thế hệ tiếp

-        Nâng cao chất lượng của nguyên liệu, phụ tùng được cung ứng

-        Siết chặt việc tiết kiệm chi phí cho cả hai bên.

     1.2. Chiến lược khác biệt hoá

-        Để hưởng ứng các chương trình kích cầu tiêu dùng và quảng bá hàng Việt tại vùng sâu vùng xa do chính phủ phát động. Vì vậy, 95% hàng hoá phân phối trong toàn hệ thống Big C là hàng hoá trong nước.

-        Big C còn thường xuyên tổ chức các chương trình khuyến mãi hàng Việt với hàng trăm mặt hàng bằng nhiều hình thức hấp dẫn người tiêu dùng. Cứ ba tuần một lần, Big C phát hành một bản tin khuyến mãi với chính sách giá và quà tặng hấp dẫn.

-        Xây dựng kênh truyền thông tương tác với người tiêu dùng. Siêu thị được xem như là một điểm quảng cáo cố định, phần lớn diện tích mặt tiền được sử dụng với mục đích truyền thông và xây dựng thương hiệu.

1.3. Chiến lược tập trung

Đối tượng khách hàng mà Big C hướng tới là những người dân có thu nhập tầm trung, thấp trở lên.Big C cũng tập trung vào chiến lược quảng bá hàng Việt.

2.Chiến lược phát triển và các chính sách triển khai

2.1. Chiến lược chuyên môn hoá

Nhằm làm cho khách hàng luôn hài lòng và thoải mái nhất khi đến Big C mua sắm, các nhân viên ở đây đã được đào tạo, huấn luyện chuyên môn tác nghiệp một cách thành thục nhất. Nhân viên của công ty cũng được phân công rõ và yêu cầu thực hiện tốt chuyên môn của mình. Ngoài ra hệ thống siêu thị cũng được trang bị đầy đủ các thiết bị chuyên dụng và hiện đại.

2.2. Chiến lược đa dạng hoá

Để thoả mãn tốt nhất các nhu cầu thiết yếu và giải trí của khách hàng Big C đã triển khai các chính sách:

-        Liên tục nghiên cứu thị trường, nhu cầu của người dân để bổ sung nhiều sản phẩm mới chất lượng tốt đáp ứng kịp thời nhu cầu, làm đa dạng hoá sản phẩm.

-        Bổ sung nhiều dịch vụ tại siêu thị như: các quầy ăn nhanh, khu vực ẩm thực, cà phê… để đáp ứng nhiều nhu cầu của khách khi đến siêu thị.

3. Sự phù hợp giữa chiến lược và cấu trúc tổ chức

Dựa theo cách tiếp cận của Miles và Snows, Big C đóng vai người phân tích. Big C tìm kiếm sự phát triển thông qua việc đa dạng hóa các sản phẩm của mình, tăng cường mở rộng phạm vi hoạt động. Chiến lược người phân tích của Big C được phục vụ bởi cấu trúc hỗn hợp giữa sản phẩm và chức năng. Một mặt duy trì khu vực hiện tại, một mặt điều hòa sự cải cách, tìm kiếm thêm thị trường tại khu vực, cố gắng tăng cường độ bao phủ trên địa bàn Đà Nẵng. Cấu trúc này sẽ làm mở rộng cả về sản phẩm và thị trường, tạo nên một lợi thế cạnh tranh đa dạng. Cấu trúc này cũng phù hợp với một tổ chức có quy mô lớn, giữa một môi trường đầy biến động trong ngành phân phối bán lẻ hiện nay.

V.môi trưỜng cỦa tỔ chỨc - Tính không chẮc chẮN cỦa môi trưỜng - giẢi pháp thích nghi

          1. Phạm vi môi trường

                    a. Môi trường tác nghiệp

Các đối thủ cạnh tranh trên thị trường phân phối và bán lẻ như các siêu thị Metro, Co.opMart, Intimex, Lotte Mart, … đều liên tục mở rộng mạng lưới phân phối của mình. Mức độ cạnh tranh ở lĩnh vực này tương đối gay gắt khi Big C, Co.opMart, và Metro tạo thành thế chân vạc của thị trường bán lẻ Việt Nam.Về các nhà cung ứng thì Big C đã trở thành các đối tác tin cậy của Vinamilk, VISSAN, eBon, Kinh Đô,… Về nguồn nhân lực thì hiện nay siêu thị Big C chú trọng đào tạo và phát triển ngồn nhân lực nội bộ. Ngoài ra siêu thị còn tuyển những nhân viên từ các thị trường bên ngoài nhằm tìm kiếm nguồn nhân lực phù hợp với công ty.

                    b. Môi trường vĩ mô

* Nhân tố chính trị – pháp luật

              Đây là nhân tố có tác động mạnh đến hoạt động của siêu thị. Yếu tố chính trị có mối liên hệ chặt chẽ với ngành, chính trị ổn định sẽ tạo ra môi trường kinh doanh ổn định. Yếu tố pháp luật đóng vai trò điều chỉnh, hướng dẫn hoạt động của công ty. Tình hình chính trị ở Việt Nam rất ổn định, hệ thống pháp luật Việt Nam có ảnh hưởng nhất định đối với hoạt động của siêu thị như: luật doanh nghiệp, luật thương mại, luật lao động, luật thuế nhập khẩu, xuất khẩu, luật chống độc quyền, luật thuế, luật đào tạo, huấn luyện người lao động,… .

* Nhân tố công nghệ

              Yếu tố công nghệ đóng một vai trò đặc biệt quan trọng trong quá trình hoạt động của Big C. Sự đa dạng và những đổi mới về các loại hình dịch vụ ở Big C được thể hiện qua các dịch vụ: giao hàng miễn phí, xe đưa đón khách Big C miễn phí, phiếu mua hàng, máy rút tiền, hóa đơn VAT, thẻ cào điện thoại, mua hàng trả góp, giỏ đựng hàng có bánh xe, sữa chữa quần áo, gói quà miễn phí, thanh toán bằng thẻ tín dụng, …

              Công nghệ sản xuất bánh mì: Big C có xưởng làm bánh mì ngay tại siêu thị với các thợ làm bánh chuyên nghiệp cho ra lò các loại bánh mì thơm ngon được khách hàng ưa chuộng (hơn 50% khách hàng đến với Big C có ghé qua quầy bánh mì). Với hệ thống siêu thị và khu sản xuất nhãn hiệu riêng của mình với 200 nhân viên, mặc dù phải sản xuất số lượng lớn để đáp ứng được đủ nhu cầu nhưng Big C vẫn luôn chú trọng và từng khách hàng.

* Nhân tố kinh tế

              Thu nhập của người dân hiện nay đã cao hơn trước, vì vậy nhu cầu về các sản phẩm chất lượng, mẫu mã đa dạng,… ngày càng khắt khe, sức mua của người dân cũng tăng cao. Đây là cơ hội để mở rộng phát triển của ngành kinh doanh bán lẻ. Những năm gần đây, nền kinh tế Việt Nam đã tăng trưởng với tốc độ khá nhanh, thu nhập bình quân đầu người cũng ngày càng cao. Vì thế thói quen mua sắm của người dân cũng dần thay đổi.

* Nhân tố văn hóa xã hội

              Nhân tố này đề cập đến những vấn đề như phụ nữ trong lực lượng lao động, sự đa dạng của lực lượng lao động, những thay đổi trong xu thế nghề nghiệp, sự thay đổi về sở thích trong việc chọn lựa các đặc tính của sản phẩm.

          2. Điều kiện không chắc chắn của môi trường

Môi trường kinh doanh chủ yếu của Big C chịu ảnh hưởng trực tiếp bởi yếu tố kinh tế, bên cạnh đó còn có các yếu tố hưởng đến Big C như tài chính, công nghệ, văn hóa – xã hội, nhân lực,…. nên cấp độ không chắc chắn của môi trường thuộc loại tính không chắc chắn cao.

          3. Giải pháp thích nghi đối với tính không chắc chắn của môi trường

               a. Cấu trúc hữu cơ, nhóm làm việc, phân quyền

Đối với môi trường có tính không chắc chắn cao thì công ty cần phải linh hoạt, mềm dẻo, phản ứng nhanh với sự biến đổi,  phức tạp của môi trường nên công ty cần phải thiết kế tổ chức của mình hướng về hữu cơ, nhóm làm việc, phân quyền. Big C đang hướng tổ chức của mình theo cấu trúc hữu cơ, hiện nay siêu thị đang tổ chức các nhóm làm việc, phân quyền cho các phòng ban, để có thể phản ứng nhanh hơn với sự thay đổi của môi trường.

                    b. Nhiều phòng ban, tách biệt, giới hạn phận sự kéo dài

Do môi trường bên ngoài phức tạp và thay đổi nhanh chóng nên các phòng ban của Big C trở nên chuyên môn hóa cao để kiểm soát sự không chắc chắn của các yếu tố bên ngoài. Bởi vì sự thành công của mỗi yếu tố đòi hỏi cần sự hiểu biết chuyên môn và ứng xử đặc biệt. Ví dụ như nhân viên bộ phận sản xuất của Big C phải luôn có trạng thái tâm lý, giá trị, mục tiêu và trình độ học phân khác biệt để có thể phân biệt họ với các nhân viên ở bộ phận khác như Tài chính, Nhân sự, …

                    c. Hoạch định và dự báo:

                    Tính không chắc chắn của môi trường ngày càng gia tăng vì vậy công tác hoạch định và dự báo là vô cùng cần thiết đối với Big C. Các nhà quản trị cấp cao của Big C trở thành các chuyên gia phân tích định lượng về các biến số trong tương lai có thể xảy ra và tác động đến kết quả hoạt động kinh doanh, chú ý các khuynh hướng dịch chuyển của môi trường, từ đó đưa ra các dự báo về các tình huống trong ngắn hạn và dài hạn.

                    d. Giải quyết sự khan hiếm về nguồn lực

Để giải quyết sự khan hiếm về rau sạch, Big C đã hợp tác với bà con nông dân ở Đà Lạt. Chương trình hỗ trợ người trồng cà chua Đà Lạt của Big C được triển khai trên toàn hệ thống siêu thị, đem lại nguồn cung cấp cà chua không những đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm mà còn giải quyết được sự khan hiếm nguồn cung rau sạch.

Trong cuộc cạnh tranh gay gắt với các đối thủ khác, Big C Đà Nẵng đã nỗ lực để thu hút được nhiều khách hàng với những sản phẩm riêng nổi tiếng giá cả phải chăng mà vẫn đảm bảo được chất lượng. Những sản phẩm độc quyền thương hiệu như “Wow! Giá hấp dẫn”, “eBon”, “Bakery by Big C”, “Hương vị Big C” đã đáp ứng được nhu cầu tiêu dùng mới cũng như mong đợi ngày càng cao của khách hàng khi mua sắm.

Để giải quyết nhu cầu nhân sự, Big C đã hợp tác cùng trường Đại Học Hoa Sen để đào tạo nhân sự cho tương lai. Ngoài ra, Big C còn tuyển dụng những nhân viên khuyết tật. Mặc dù số nhân viên khuyết tật trung bình mỗi năm chỉ chiếm 2% tổng số nhân viên nhưng điều này cho thấy đạo đức kinh doanh và uy tín của siêu thị Big C.

VI. ẢNH HƯỞNG CỦA CÔNG NGHỆ ĐẾN CẤU TRÚC CỦA TỔ CHỨC

          1. Công nghệ cấp độ tổ chức

                    a. Công nghệ chế tạo

          Tại siêu thị Big C Đà Nẵng có xưởng làm bánh mì theo tiêu chuẩn Pháp với các thợ làm bánh chuyên nghiệp cho ra lò các loại bánh mì thơm ngon được khách hàng rất ưa chuộng (hơn 50% khách hàng đến Big C có ghé qua quầy bánh mì).Các loại bánh và bánh mì Baguette Big C là một trong những sản phẩm được người tiêu dùng ưu chuộng nhất bởi sự thơm ngon và bổ dưỡng.

Để sản xuất những chiếc bánh mì baguette, Big C đã chọn nguồn nguyên liệu 100% nhập khẩu từ Úc, Hoa Kỳ & Canada và kiểm soát đảm bảo không chứa chất biến đổi gen (GMO) và quy trình chế biến bánh mì Baguettes Big C tại Việt Nam dựa trên công nghệ hàng đầu của Công Ty Xay Lúa Mì Việt Nam. 

Điều đặc biệt là tất cả lượng bánh mì Baguette của Big C đều được bán hết trong ngày với giá cố định 3.900 đồng/bánh. 

Ngoài bánh mì Baguette, Big C còn có nhiều loại bánh mang nhãn hiệu Bakery by Big C để người tiêu dùng có thể thoải mái lựa chọn như : Sandwich nho khô, bánh Muffin cà phê, bánh Brioche sô-cô-la, bánh Cake nho khô, bánh rau củ,…

          b. Công nghệ dịch vụ

* Công nghệ bán hàng tự phục vụ

Là một doanh nghiệp bán lẻ với quy mô lớn, sức chứa rộng, sản phẩm đa dạng, phong phú với đội ngũ nhân viên đông đảo, Big C chọn cho mình quy trình bán hàng tự phục vụ. Công nghệ bản lẻ tự phục vụ này được thể hiện cụ thể như sau:

• Bước 1:

- Khách hàng gửi xe vào bãi để xe miễn phí của siêu thị và lấy xe đẩy hàng ở tầng 1

- Khách hàng đi thang máy lên tầng 2, ở đầu lối ra vào có 2 nhân viên an ninh trực cửa có nhiệm vụ đón khách

- Khách hàng gửi đồ ở quầy gửi đồ, lấy giỏ đựng hàng ( nếu như khách hàng không dùng xe đẩy hàng)

• Bước 2:

- Khách hàng di chuyển vào khu vực bày hàng hóa, sản phấm, thực hiện hoạt động chọn lựa hàng cho vào giỏ hàng. Tùy theo quầy hàng sẽ có nhân viên đứng tư vấn, hướng dẫn khách hàng khi cần thiết

- Khách hàng di chuyển đến khu vực thanh toán sau khi đã lựa chọn hàng xong

• Bước 3:

- Nhân viên thu ngân tiến hành việc tính tiền, kiểm tra hàng hóa, thu tiền, giao hàng và hóa đơn thanh toán cho khách hàng

- Nhân viên an ninh kiểm tra lại hàng hóa của khách hàng, đóng dấu vào hóa đơn cho khách.

- Khách hàng lấy hàng và đưa giỏ hàng và xe đẩy vào khu vực quy định rồi ra về.

* Công nghệ bán hàng theo mẫu.

Marketing không chỉ là sử dụng một phương tiện truyền đạt mà là thu hút giữ chân khách hàng. Marketing bằng phương tiện thông tin đại chúng cũng có thể giúp bạn điều đó, nhưng chỉ có kết quả nếu phối hợp được với sách lược khác. Big C đã sử dụng công nghệ bán hàng theo mẫu thông qua các catalogue, phòng trưng bày hoặc qua các đơn đặt hàng của khách hàng…

* Qua catalogue:

Big C phát hành ấn phẩm giới thiệu về sản phẩm để cung cấp cho khách hàng về những thông tin về sản phẩm cũng như các chương trình xúc tiến bán mà Big C đang thực hiện. Giúp cho siêu thị bán được nhiều hàng hơn và thu lại được nhiều lợi nhuận nhất. Quan trọng hơn là tạo cho khách hàng:

- Độ tin cậy: Khách hàng mong mỏi một công ty thực thụ phải có ấn phẩm về công ty. Bỏ tiền in ấn danh thiếp và letterhead… để được gọi là công ty chẳng khó gì. Nhưng nếu một doanh nghiệp đã lăn lộn trên thương trường thì nhất định phải có catalogue, profile, brochure giới thiệu.

- Tiết kiệm thời gian: Khách hàng muốn đem những ấn phẩm được biếu về nhà đọc trong thời gian rảnh. Dù bạn có thể hướng dẫn họ truy cập vào trang web của mình, nhưng một catalogue, profile, brochure giới thiệu hỗ trợ rất nhiều trong việc giới thiệu cho khách hàng sản phẩm dịch vụ mà họ có thể được hưởng, hoặc chỉ ra lý do vì sao họ nên mua sản phẩm từ doanh nghiệp. Catalogue, profile, brochure giới thiệu cũng hỗ trợ cho việc quảng bá hình ảnh và cũng có thể sử dụng như một công cụ hỗ trợ cho việc kinh doanh thông qua nhà phân phối.

Thông qua catalogue của họ, người tiêu dùng có thể biết được những sự kiện bán hàng sắp diễn ra, những đợt giảm giá đặc biệt và nhắc nhở họ sắm sửa vào những khoảng thời gian chuyển giao trong năm như khai giảng năm học mới, lễ hội mua sắm… Nếu như người tiêu dùng không tận dụng những dịp này để mua sắm thì catalogue vẫn thông báo cho họ những món hàng đã có tại chuỗi cửa hàng của Big C và nhắc họ ghé vào mua nếu như một lúc nào đó có nhu cầu.

Nhưng sau đó Big C lại chọn cách loại bỏ catalogue để làm mới thương hiệu cho siêu thị. Nỗ lực làm mới thương hiệu bao gồm xây dựng bộ mặt mới của hãng như một công ty thương mại tổng hợp. Sự tập trung cho nỗ lực làm mới thương hiệu là nhằm phát triển danh tiếng của với tư cách là một nhà bán lẻ đa năng, giúp người tiêu dùng phân loại các nhãn hàng và giá cả khác nhau trong vô số sản phẩm của Big C.

Tóm lại, một cuốn catalogue, profile, brochure giới thiệu tốt sẽ đem lại cơ hội kinh doanh.

* Qua phòng trưng bày:

Để bám sát cam kết nỗ lực làm mới thương hiệu, công ty thuê gian hàng hay phòng trưng bầy trong BigC đã đầu tư một khoản tiền lớn để thiết kế lại các cửa hàng. Chuỗi cửa hàng của hãng được thay đổi hoàn toàn: đèn mới, thảm trải sàn mới, cách trưng bày mới, các sản phẩm với nhãn hàng mới.

Các công ty hay các thương hiệu nổi tiếng cũng sử dụng các phòng trưng bày mẫu hàng hay showroom tại BigC đặc biệt là ở tầng 1 rất nhiều người qua lại. Như các hãng thời trang nổi tiếng, những hãng đồ trang sức, đồ nội thất hay hàng điện máy…

Giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm chi phí thuê của hàng rộng, giảm thiểu mất mát hàng hóa. Giúp cho doanh nghiệp dễ dàng quản lý hàng hóa hơn mà tập trung vào khâu tiếp thị sản phẩm. Quảng cáo cho sản phẩm tốt hơn.

Phần lớn các catalogue của BigC đều do nhà sản suất cung cấp cho BigC cũng như phần trang trí phòng trưng bày là do tự các doanh nghiệp đảm nhiệm. BigC là khâu trung gian giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng, Big C được hưởng phần lợi rất lớn trong hoạt động này.

* Công nghệ bán hàng tự chọn

Để mang đến khách hàng những tiện ích này, BigC  đã triển khai một hệ thống máy vi tính cảm ứng được bố trí ở các “quầy bar” hiện đại và năng động tại khu vực điện máy. Qua hệ thống cơ sở dữ liệu được cập nhật đầy đủ và chi tiết về các sản phẩm điện máy, người mua có thể nhanh chóng dễ dàng nắm bắt được các thông số hình ảnh, đặc tính kỹ thuật, giá cả, cận cảnh từng góc cạnh chi tiết của sản phẩm…

Đặc biệt, BigC còn mở ra cho khách hàng một “Không gian kiến thức” được bố trí các video hướng dẫn phát liên tục trên các LCD và các bảng thông tin dán cố định trên tường. Nhờ những “người bán hàng thầm lặng” này, người tiêu dùng khi có nhu cầu về một mặt hàng nào như tủ lạnh, máy giặt, T.V… có thể đến khu vực phân chia riêng biệt cho mặt hàng đó và chủ động theo dõi các video đang phát hoặc các hướng dẫn trên tường, để từ đó có những hình dung cụ thể và chi tiết về đặc tính, nguyên tắc lựa chọn, ý nghĩa các thông số kỹ thuật, kỹ năng sử dụng, bảo quản sản phẩm…

Do đặc thù của phương pháp bán hàng điện tử, điện máy đòi hỏi mỗi khách hàng phải được phục vụ trực tiếp bởi một nhân viên tư vấn có nhiệm vụ hướng dẫn sử dụng hệ thống máy tính cảm ứng và trả lời tất cả những thắc mắc của khách hàng, vì vậy, nhân viên tư vấn  là những người đã được đào tạo chuyên nghiệp và có chiều sâu trong cả kỹ năng phục vụ lẫn kiến thức chuyên môn về sản phẩm.

Khi khách hàng có nhu cầu mua sắm một mặt hàng điện máy, điện tử nào tại Big C thì có thể thể hiện nhu cầu của mình cho nhân viên bán hàng tư vấn hoặc có thể tự tìm kiếm hàng hóa thong qua hệ thống máy vi tính cảm ứng tại khu vực điện máy. Nhân viên tư vấn sẽ cố vấn cho khách hàng, giải thích giá trị sử dụng của sản phẩm, cách sử dụng và cho khách hàng dung thử

Sau khi đã chọn được sản phẩm ưng ý, nhân viên bán hàng sẽ ghi mã hàng vào hóa đơn cho khách, một bản sẽ giao cho khách hàng để khách hàng đi thanh toán tại nơi thu tiền, bản gốc của hóa đơn sẽ chuyển đến cho người đóng gói sau đó sẽ chuyển hàng đến quầy giao hàng cho khách hàng. Nhân viên giao hàng sẽ kiểm tra lại hóa đơn thanh toán tiền, hóa đơn hàng của khách để đảm bảo hàng giao đúng cho khách, không có sai sót gì trong khâu thanh toán.

Big C chủ động cập nhật được số lượng hàng tồn kho, sản phẩm mới, sản phẩm khuyến mãi…một cách chính xác qua đó giúp đáp ứng nhu cầu khách hàng một cách nhanh chóng; Quản lý thông tin khách hàng một cách khoa học và đầy đủ, qua đó giúp Big C chăm sóc khách hàng và cung cấp dịch vụ hậu mãi một cách chu đáo nhất.

* Công nghệ bán hàng truyền thống.

Hình thức bán hàng truyền thống rất phổ biến và quen thuộc với người tiêu dùng. Việc trao đổi mua bán, thương lượng giá cả đã trở thành một bán sắc trong mua sắm. Nhưng ngày nay khi mà cuộc sống ngày càng hiện đại, thời gian trở nên quý báu, người tiêu dùng sẵn sàng bỏ thói quen ấy để chọn một phương thức tiêu dùng mới mẻ thuận tiện hơn. Mua hàng tự chọn, tự phục vụ, mua trực tuyến,… đã không còn quá xa lạ với người tiêu dùng. Nhưng bán hàng truyền thống không hề biến mất hoàn toàn bên cạnh những hình thức mua bán thuận tiện mang tính công nghệ cao.

Tại siêu thị BigC, vẫn còn tồn tại hình thức bán hàng này đối với một số mặt hàng cá biệt, yêu cầu cao cần thiết phải có sự giao tiếp giữa người bán và người mua. Các mặt hàng như :  mỹ phẩm, thẻ chơi game trong khu vui chơi của BigC.

Về mặt hàng mỹ phẩm, đấy là mặt hàng nhạy cảm, có ảnh hưởng trực tiếp đến người tiêu dùng. Vì thế người tiêu dùng thường khá thận trọng khi mua những sản phẩm này. Yêu cầu cần sự tư vấn và gợi ý trong chọn lựa sản phẩm này với sản phẩm khác vì thế mà tăng lên. Nếu mặt hàng này được bán theo hình thức tự phục vụ thì khả năng khách hàng tiếp cận với sản phẩm là rất ít, nhất là với những sản phẩm mới ra mắt thị trường. Bởi đặc tính của sản phẩm này nên khách hàng không đủ mạo hiểm để tiêu dùng. Lúc này sự can thiệp của nhân viên bán hàng là cần thiết để khách hàng chú ý và để tâm đến sản phẩm.

Big C  chọn hình thức bán hàng truyền thống cho mặt hàng mỹ phẩm, khách hàng khi có nhu cầu mua mỹ phẩm sẽ được tư vấn, so sánh giữa nhiều sản phẩm khác nhau. Khách hàng dễ dàng tìm được sản phẩm phù hợp với bản than, từ đó quyết định mua dễ dàng. Tại quầy mỹ phẩm khách hàng được tư vấn, chọn lựa và thanh toán tại chỗ. Tạo sự gắn kết tin tưởng giữa người mua và người bán.

Một mặt hàng nữa được Big C áp dụng hình thức bán truyền thống là thẻ game trong khu vui chơi của BigC. Để chơi được các trò chơi trong khu vui chơi, người tiêu dùng phải có các thẻ game (xèng) được quy đổi từ tiền sang thẻ (xèng). Hình thức bán hàng truyền thống trong trường hợp này là lựa chọn duy nhất và dễ dàng. Trong trường hợp này, người bán và người mua không có sự giao tiếp sâu sắc với nhau, công việc tư vấn của người bán trong trường hợp này cũng ít hơn. Giữa người mua và người bán hầu như chỉ đơn thuần diễn ra sự trao đổi tiền- thẻ.

Nhìn chung, các công nghệ bán hàng mới, hiện đại, thuận tiện, tiết kiệm thời gian. Đó là những ưu điểm vượt trội so với bán hàng truyền thống, song công nghệ bán truyền thống cũng có những ưu điểm mà những công nghệ khác khó có thể sánh kịp. Đó là khả năng tương tác giữa người mua và người bán, tạo sự tin tưởng và xây dựng mối quan hệ kinh doanh lâu dài và bền vững. Bên cạnh đó người bán có thể biết thêm về nhu cầu và mong muốn của người tiêu dùng với sản phẩm này, từ đó có sự thu thập thông tin, phản ánh với bộ phận sản xuất để cải tiến sản phẩm.

BigC đã có những nhìn nhận đúng đắn về ưu điểm công nghệ bán truyền thống. Từ đó có sự phân bổ hợp lý công nghệ bán phù hợp với từng loại mặt hàng.
2. Công nghệ cấp phòng ban

Siêu thị Big C Đà Nẵng có 11 phòng ban chính: Phòng Kĩ Thuật, phòng Thu Ngân, phòng Công nghệ thông tin, phòng An ninh, phòng Trang trí,  phòng Chăm sóc khách hàng, phòng đặt hàng , phòng Bán sỉ, phòng Nhân sự, phòng Kế Toán, phòng An toàn và vệ sinh thực phẩm… Mỗi phòng ban trong một tổ chức đều có một quá trình hoạt động gắn với một công nghệ nhất định. Ở đây nhóm quyết định phân tích công nghệ phòng Kế toán.

          a. Sự đa dạng trong công việc

Trong phòng Kế toán của Big C thì nhân viên phải thự hiện một số công việc như lập kế hoạch thu, chi tài chính hàng năm của Công ty;Thực hiện nhiệm vụ thu và chi, kiểm tra việc chi tiêu các khoản tiền, trực tiếp thực hiện các chế độ, chính sách tài chính, kế toán, thống kê, công tác quản lý thu chi tài chính của Công ty; Thực hiện thanh toán tiền lương và các chế độ khác cho nhân viên của Giám đốc;Chủ trì xây dựng, soạn thảo các văn bản có liên quan đến công tác tài chính, kế toán, các quy định về quản lý chi tiêu tài chính trình Giám đốc ban hành và phê duyệt;Chủ trì làm việc với các cơ quan thuế, kiểm toán, thanh tra tài chính;…Các hoạt động trong phòng Kế toán có sự đa dạng cao. Tuy nhiên các hoạt động khác nhau thường được xử lý trên nền tảng các công thức, thủ tục và kỹ thuật được thiết lập trước.

b. Mức độ có thể phân tích được:

Mức độ có thể phân tích được ở phòng Kế toán là cao, việc xử lý các văn bản, kiểm kê tài chính được xử lý dựa trên các kỹ thuật, các thủ tục đã định sẵn, từ đó giúp nhân viên có thể giải quyết các vấn đề.

Nhận xét: Tuy tính đa dạng của công việc caonhưng các hoạt động khác nhau thường được xử lý trên nền tảng các công thức, thủ tục và kỹ thuật được thiết lập trước cộng với mức độ có thể phân tích được là cao nên công nghệ Phòng Kế toán đó chính là công nghệ cơ khí hóa.

VII. ẢNH HƯỞNG CỦA QUY MÔ ĐẾN CẤU TRÚC CỦA TỔ CHỨC

1. Quy mô nhân sự

Big C Đà Nẵng lớn mạnh không ngừng, hiện tại đang hoạt động theo một mô hình thống nhất từ Tổng công ty xuống. Môi trường làm việc chuyên nghiệp, dân chủ, sáng tạo trong đó chú trọng đến việc xây dựng nguồn lực trẻ, sẵn sàng tiếp bước thế hệ đi trước. Hiện tại đang có 295 nhân viên làm việc tại Big C Đà Nẵng và con số này sẽ không ngừng tăng nếu siêu thị ngày càng mở rộng.

2. Quy mô về vốn

Năm 2012: Vốn điều lệ của công ty là 200 triệu USD

3. Quy mô về sản xuất

Big C Đà Nẵng hiện có xưởng sản xuất bánh mì chất lượng được nhiều khách hàng ưa chuộng. Số lượng bánh mì sản xuất mỗi ngày là khoảng 3500 ổ.

4. Ảnh hưởng của quy mô đến cấu trúc của tổ chức

Công ty có quy mô lớn, phòng ban nhiều nên các hoạt động của công ty mang tính chính thức hóa cao tức là nhiều quy định, thủ tục, các văn bản viết nhiều hơn được thể hiện thành các thủ tục, quy định, tiêu chuẩn mà các nhân viên ít trao đổi bằng lời thay vào đó dựa trên những quy định và tiêu chuẩn mà thực hiện công việc.

Tại công ty có các phòng ban riêng do đó công ty cần có các quy định, thủ tục để kiểm soát chặt chẽ hơn các hoạt động của nhân viên của họ. Với quy mô lớn đòi hỏi các phòng ban phải chuyên sâu hơn, chuyên môn hóa tăng cao, công việc nhiều hơn, làm cho sự liên kết giữa các phòng ban cũng ngày càng phức tạp hơn.

Nhìn vào sơ đồ, ta thấy quyền hành trong công ty tập trung vào ban giám đốc nhưng sự phân quyền tại công ty rất cao. Ban giám đốc bao gồm Tổng giám đốc, các giám đốc chuyên môn.Tổng giám đốc sẽ chịu trách nhiệm rất lớn cho các nhân viên cấp dưới.

Mỗi vị trí chuyên môn sẽ phải chịu trách nhiệm theo dõi tổng hợp, hướng dẫn chỉ đạo ở mỗi lĩnh vực chuyên môn riêng. Hơn thế nữa, mỗi ngày sẽ có những vấn đề nảy sinh và cần giải quyết thậm chí là ngay lập tức do đó, đòi hỏi cần có sự phân quyền cho những nhân viên để tăng tính linh hoạt và hiệu quả trong các hoạt động. Ví dụ,các quản lí điều hành được Tổng giám đốc ủy quyền và chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc và pháp luật về việc ký một số văn bản theo phân công trách nhiệm điều hành công việc:

Ø  Biên bản thanh lý hợp đồng với khách hàng theo giấy uỷ quyền của Tổng giám đốc Tổng Công ty.

Ø  Các yêu cầu phục vụ cho hoạt động của các đơn vị do mình phụ trách và các văn bản giao nhiệm vụ cho các đơn vị thực hiện.

Ø  Các báo cáo kết quả thực hiện các nhiệm vụ, biên bản làm việc với các đơn vị.

Ø  Giấy xuất nhập khẩu - Giấy xác nhận người lao động làm việc tại Tổng Công ty.

Quản lí phụ trách lãnh vực công tác chuyên môn nào sẽ chịu trách nhiệm theo dõi tổng hợp, hướng dẫn chỉ đạo chung về chuyên môn đó. Trực tiếp chỉ đạo các phòng ban, văn phòng đại diện và các đơn vị trực thuộc do Tổng giám đốc phân công.

Quy mô tăng cao làm cho đội ngũ hỗ trợ chuyên môn, nghiệp vụ tăng cao và lực lượng nhân viên tại văn phòng, tại các phòng ban cũng tăng cao, lực lượng giúp việc cho Tổng giám đốc vì thế cũng tăng cao khi lượng công việc nhiều hơn

VIII. NHÓM GỘP HOẠT ĐỘNG TRONG TỔ CHỨC

Các tiêu chí để phân nhóm phòng ban:

- Nhóm theo tiêu chí công việc

Nhóm theo tiêu chí công việc sẽ hình thành các nơi mà nhân viên có cùng chức năng tương tự nhau, hay chung một tiến trình công việc, hay những người có kiến thức, kỹ năng tương tự nhau. Trong siêu thị Big C thì điều này được thể hiện rất rõ. Các nhân viên có chuyên môn về kĩ thuật sẽ cùng làm việc với nhau trong phòng Kĩ thuật, những nhân viên có chuyên môn kế toán sẽ làm chung trong phòng Kế toán hay tất cả các nhân viên bán hàng của Big C đều làm việc với nhau, dưới sự quản lý của của một tổ trưởng bán hàng.

- Nhóm theo tiêu chí sản phẩm

Nhân viên trong siêu thị được nhóm theo từng loại sản phẩm. Với việc nhóm theo tiêu chí sản phẩm thì sẽ khuyến khích được nhân viên quan tâm đến khách hàng nhiều hơn. Ngoài ra còn xác định trách nhiệm rõ ràng cho từng nhân viên. Như vậy khi khách hàng cần sự tư vấn hay giúp đỡ thì sẽ nhanh chóng được giải quyết. Ví dụ: sản phẩm của Big C là bánh mì Bread, thì nhóm thợ làm bánh, đầu bếp, … thành một đội dưới sự điều hành của một đầu bếp trưởng; quầy thịt thì sẽ có những nhân viên bán hàng phụ trách đứng ở đó và sẽ có một trưởng quầy phụ trách quản lý những viên trong quầy thịt.

IX. CÁC HÌNH THỨC LIÊN HỢP TRAO ĐỔI THÔNG TIN

Cấu trúc của công ty Big C Đà Nẵng được thiết kế nhằm tạo ra sự thuận lợi cho việc liên lạc giữa các nhân viên hay phòng ban. Điều đó hết sức cần thiết đối với công việc chung của tổ chức.

Hệ thống liên hợp xác định phạm vi liên lạc và phối hợp giữa các bộ phận trong tổ chức Big C là hệ thống liên hợp dọc và ngang.

1.Liên hợp thông tin dọc

a. Sự chỉ dẫn theo cấp bậc.

Cách thức đầu tiên Big C dùng để liên hợp trong tổ chức hệ thống cấp bậc, chuỗi quyền hành, nó được biểu diễn bằng mô hình theo chiều dọc ở hình dưới đây.

Có nghĩa là khi nảy sinh một vấn đề nào đó mà nhân viên cấp dưới không giải quyết được thì người ở cấp cao hơn có trách nhiệm giải quyết. Các đường dẫn trong biểu đồ tổ chức chính là sự biểu diễn các kênh thông tin liên lạc.

b. Các quy tắc và các kế hoạch.

Cách tiếp theo mà Big C Đà Nẵng dùng để liên hợp trong tổ chức là sử dụng các quy tắc và kế hoạch.

- Các quy tắc và thủ tục ở Big C được xây dựng một cách rõ ràng giúp nhân viên có thể tự đọc, hiểu và biết cách thực hiện mà không cần có sự chỉ dẫn trực tiếp từ các nhà quản trị. Bởi ở việc sử dụng các quy tắc và thủ tục ở Big C có tính thường xuyên và đa dụng. Các quy tắc cung cấp những thông tin chuẩn mà nhờ đó nhân viên bán hàng hay nhân viên thu ngân thể kết hợp với nhau một cách nhịp nhàng mà không cần phải trực tiếp liên lạc với nhau.

              - Big C sử dụng những quy định, nội quy để hướng dẫn nhân viên thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả nhất. Các mệnh lệnh, chỉ dẫn thực hiện nhiệm vụ, các thủ tục làm việc, … được cấp trên ban hành xuống giúp nhân viên dễ dàng trong việc thực hiện công việc của mình.

Ví dụ, trưởng quầy hàng có nhiệm vụ sắp xếp lịch làm việc cho nhân viên bán hàng. Lịch làm việc là một văn bản bằng giấy được đưa xuống cho nhân viên, hoặc được dán hoặc ghi trên bảng thông báo trong phòng tổ chức.

- Các kế hoạch ở Big C đưa ra những thông tin chuẩn cho nhân viên trong việc tổ chức và thực thi công việc. Loại kế hoạch được sử dụng rộng rãi nhất ở Big C là kế hoạch bán hàng. Với một kế hoạch bán hàng được thiết kế rõ ràng, nhân viên bán hàng có thể chủ động thực hiện công việc một cách hiệu quả trong giới hạn nguồn lực cho phép.

c. Phân bổ thêm chức vụ vào trong hệ thống cấp bậc.

Khi Big C có nhiều rắc rối nảy sinh, việc cùng lúc vừa phải đảm nhiệm việc hoạch định vừa phải hướng dẫn hoạt động cho nhân viên đã làm cho giám đốc trở nên bị quá tải. Do đó, trong quá trình phát triển và thay đổi của tổ chức, việc Big C bổ sung thêm vào hệ thống liên hợp dọc là một yêu cầu tất yếu. Một trong những cách thức thực hiện là phân bổ thêm chức vụ trong hệ thống cấp bậc.

Ví dụ: phân bổ thêm Phó giám đốc để hỗ trợ cho công việc của Giám đốc. Trong trường hợp khác có thể bổ sung thêm chức vụ, để cho việc quản trị và liên lạc trong công ty được hiệu quả hơn.

d. Hệ thống thông tin dọc.

Hệ thống thông tin dọc cũng là một chiến lược khác để gia tăng khả năng truyền tải thông tin theo chiều dọc. Hệ thống thông tin dọc bao gồm các bản báo cáo định kỳ có chứa những thông tin cần thiết, được gửi đến giám đốc và các trưởng phòng ban theo phương thức liên lạc điện tử. Hệ thống thông tin liên lạc dọc làm cho việc liên lạc lên cấp trên hoặc xuống cấp dưới được thực hiện một cách hiệu quả.

Ví dụ: Khi Giám đốc muốn truyền tải một thông điệp cho nhân viên của mình thì có thể gửi qua thư điện tử hay qua fax. Như vậy vừa nhanh chóng, vừa tiết kiệm được thời gian và đảm bảo được tính bảo mật thông tin.

2. Liên hợp thông tin ngang

Việc liên hợp thông tin theo chiều ngang nhằm xóa bỏ bớt những khoảng cách, chướng ngại giữa các phòng ban tạo điều kiện cho việc hợp tác của nhân viên có tính thống nhất cao và đạt được mục tiêu chung của tổ chức. Hệ thống liên hợp thông tin theo chiều ngang đề cập đến số lượng liên lạc và hợp tác giữa các phòng ban ở cùng một cấp.

          a. Công việc thư lại, ghi nhớ, báo cáo

Một trong những hình thức liên hợp ngang đơn giản mà Big C thường áp dụng là trao đồi công việc thư lại về một vấn đề hay quyết định, đặt các phòng ban khác trong danh sách nhận thông tin, vì vậy họ sẽ được thông báo về các hoạt động một cách thường xuyên. Các phòng ban khác có thể được gửi các bản photocopy của văn bản. Sự kết nối bằng văn bản thông thường là cấp độ thấp của phối hợp ngang, nó đảm bảo cho sự phối hợp nhưng không cho phép phòng ban này tham gia vào quá trình ra quyết định của phòng ban khác.

Ví dụ: Quyết toán tiền lương của phòng Nhân sự sẽ được gửi sang phòng Kế toán, nhưng đây chỉ là quan hệ trao đổi thông tin một chiều bởi vì phòng Kế toán không thể can thiệp vào công việc của phòng Nhân sự.

          b. Vai trò người liên lạc

Giải pháp tiếp theo của Big C trong hệ thống liên hợp thông tin ngang là tạo nên quan hệ hợp tác đặc biệt. Người có trách nhiệm làm việc ở một phòng nào đó nhưng lại đảm nhiệm việc giao tiếp và hợp tác với phòng khác.

Ví dụ: Khi có nhu cầu về đơn đặt hàng cho tháng tiếp theo, phòng Bán sỉ sẽ gửi số liệu về phòng đặt hàng để phòng đặt hàng gửi đến nhà cung cấp. Sau đó phòng đặt hàng sẽ nhập hàng về trữ trong kho. Khi đơn đặt hàng từ khách hàng được gửi đến Big C, phòng đặt hàng sẽ duyệt đơn (kiểm tra thanh toán, số lượng…) rồi báo cho phòng Bán sỉ xuất kho

          c. Lực lượng tác nghiệp

Khi cần liên hợp giữa nhiều phòng ban thì một phương pháp phức tạp hơn được sử dụng đó chính là lực lượng tác nghiệp. Đó là một nhóm gồm các thành viên đến từ nhiều phòng ban khác. Mỗi nhân viên thực hiện chức năng giống như phòng ban của họ. Đây là phương pháp liên hợp rất hiệu quả theo chiều ngang.

Ví dụ: Khi siêu thị tham gia hội chợ thì sẽ có một lực lượng tác nghiệp được cử ra để chịu trách nhiệm cùng nhau giải quyết công việc. Mỗi phòng ban cử ra một người để tham gia vào lực lượng tác nghiệp và sẽ có một người đứng ra phụ trách chính. 

X. SƠ ĐỒ CẤU TRÚC TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY BIG C. NHẬN DIỆN CẤU TRÚC TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY THUỘC LOẠI CẤU TRÚC TỔ CHỨC, ĐIỂM MẠNH VÀ ĐIỂM YẾU

Cấu trúc tổ chức của công ty thuộc loại cấu trúc theo chức năng và cấu trúc theo sản phẩm.

Cấu trúc theo chức năng: Công ty Big C nhóm các công việc trong tổ chức có cùng chức năng lại với nhau từ bậc thấp đến bậc cao. Cụ thể là hiện nay công ty có các phòng chức năng như: phòng Kĩ thuật, phòng Thu Ngân, phòng Công nghệ thông tin, phòng An ninh, phòng Trang trí,  phòng Chăm sóc khách hàng, phòng đặt hàng, phòng Bán sỉ, phòng Nhân sự, phòng Kế Toán, phòng An toàn và vệ sinh thực phẩm. Mỗi phòng ban sẽ bao gồm những nhân viên cùng nhau thực hiện những hoạt động liên quan đến chức năng đó và sẽ có một trưởng phòng để quản lý những nhân viên trong phòng của mình. Ví dụ, phòng Kĩ thuật sẽ bao gồm những kĩ sư, những nhân viên chuyên phụ trách về Kĩ thuật, một trưởng phòng phụ trách chung mọi người đối với các hoạt động liên quan đến kĩ thuật.

Điểm mạnh của cấu trúc theo chức năng đó là sẽ giúp công ty phát huy được tính kinh tế của quy mô ở trong các chức năng. Nghĩa là nhân viên có thể cùng làm việc ở một nơi và cùng có thể dung chung cơ sở vật chất. Như vậy siêu thị sẽ tiết kiệm được nguồn kinh phí của mình cho những hoạt động khác. Với việc xây dựng cấu trúc theo chức năng, Big C còn có thể đẩy mạnh được sự phát triển những kỹ năng chuyên môn sâu của nhân viên. Các nhân viên ở mỗi phòng ban sẽ có cơ hội bộc lộ, thể hiện được trình độ chuyên môn của mình. Khi nhân viên được phân chia theo phòng chức năng như vậy sẽ giúp họ có được không gian làm việc chuyên nghiệp và việc được làm việc cùng với những người có cùng kĩ năng chuyên môn sẽ giúp họ có hứng thú làm việc và không ngừng nâng cao năng lực của mình.

Cấu trúc theo chức năng cũng có những mặt yếu. Cụ thể là sự phân chia theo chức năng như vậy sẽ làm cho các phòng ban ít có sự liên hệ với nhau, phòng Kĩ thuật sẽ tập trung vào các vấn đề về chuyên môn kĩ thuật và tương tự phòng Kế toán cũng vậy. Mỗi phòng sẽ trở nên chú trọng về công việc và mục tiêu của phòng ban mình hơn mà đôi khi quên mất rằng họ cần đạt đến mục tiêu chung của tổ chức. Bên cạnh đó, tổ chức có cấu trúc chức năng sẽ phản ứng chậm với những biến dổi của môi trường, nhất là bây giờ Big C đang phải đối mặt với một thị trường vô cùng khốc liệt.

Cấu trúc theo sản phẩm: Hiện nay siêu thị Big C có hai ngành hàng chính đó là thực phẩm và phi thực phẩm, trong đó sẽ bao gồm rất nhiều mặt hàng khác nhau. Ngành thực phẩm phân loại thành thực phẩm khô và thực phẩm ướt, còn phi thực phẩm bao gồm hàng gia dụng và điện máy, hàng may mặc. Mỗi ngành hàng như vậy sẽ có các trưởng ngành hàng và dưới trưởng ngành hàng là các trưởng quầy hàng.

Cấu trúc theo sản phẩm có các điểm mạnh đó là nó gia tăng được sự linh hoạt và thay đổi, vì vậy khi công ty đối mặt với những biến động của môi trường thì công ty sẽ dễ dàng đối phó và thích nghi mà không làm ảnh hưởng nhiều đến hoạt động chung của tổ chức. Hơn thế nữa, cấu trúc theo sản phẩm có hệ thống quyền lực được chuyển về cấp thấp trong hệ thống cấp bậc. Vì vậy mà không phải vấn đề nào cũng đều phải đưa lên cấp trên giải quyết mà đối với những vấn đề nào mà nhân viên có thể giải quyết thì có thể linh hoạt trong việc xử lý và ra quyết định. Ví dụ như khi khách hàng đến quầy thịt để mua hàng, nếu khách hàng có những thắc mắc hay gặp sự cố gì với nhân viên bán hàng thì trường quầy hàng có thể đứng ra xử lý trong phạm vi quyền hành cho phép mà không cần liên hệ đến trưởng ngành hàng. Cấu trúc theo sản phẩm thích hợp với những công ty có quy mô lớn như Big C, nó hoạt động hiệu quả trong tổ chức có nhiều sản phẩm và dịch vụ và có đủ nhân viên để chia thành các đơn vị chức năng riêng lẻ.

Điểm yếu của cấu trúc này là phải tiêu tốn rất nhiều chi phí do quy mô cấu trúc tăng. Vì phân chia theo sản phẩm nên sẽ phải phân bổ thêm nhiều nhân viên và dẫn đến tăng kinh phí trả lương cho nhân viên. Một vấn đề khác đó là các dòng sản phẩm bị tách biệt với nhau, sự hợp tác giữa các dòng sản phẩm rất khó khăn. Chúng ta có thể nhận thấy rõ vấn đề này khi đi mua sắm tại siêu thị. Mỗi mặt hàng sẽ có nhân viên phụ trách riêng và họ sẽ đảm nhận việc tư vấn, hỗ trợ hay phục vụ khách hàng khi cần thiết trong phạm vi sản phẩm của họ. Nếu khách hàng hỏi thông tin về mặt hàng gần đó mà không thuộc phạm vi phụ trách của nhân viên thì đa số thường lúng túng và không đáp ứng đầy đủ được thông tin. Trong trường hợp này khách hàng phải tìm nhân viên phụ trách sản phẩm đó thì mới được tư vấn cụ thể và chính xác.